Modernin järjestön työvälineet, osa II

Tapio Nurminen

August 3rd, 2011

Viimesyksyisessä leirinuotioistunnossamme verkkosivujen ylläpidon todettiin olevan välillä yllättävän työlästä ja teknistä puuhaa. Esimerkiksi videotiedoston lataaminen blogiin voi olla maallikolle vaikeaa. Facebook-sivujen teko on puolestaan helppoa, mutta miten mahtaa käydä keskustelun ylläpidon? Sivut voivat vaipua nopeasti unholaan (ks. myös Tuija Aallon pohdintaa samasta aiheesta).

Verkkosivujen ylläpidon ei kuitenkaan välttämättä tarvitse olla kovin hankalaa tai kallista. Järkevä ratkaisu monelle yhdistykselle voisi olla WordPress-blogialustan asentaminen. WordPressin avulla sivuston säännöllinen päivittäminen onnistuu helposti ilman sen kummempia teknisiä taitoja.

Verkkosivustojen tekoon löytyy muitakin hyviä avoimen lähdekoodin välineitä: näitä ovat muun muassa Drupal, CMS Made Simple ja nykyään jo hieman vanhentunut Joomla. Itse suosittelisin silti eniten WordPressiä. Välineen asentaminen ja räätälöinti onnistuu helpommin kuin järeämmissä julkaisujärjestelmissä. Pienimmille yhdistyksille toimivin ratkaisu voi jopa olla pelkkä staattinen HTML-sivusto ilman minkäänlaista ylläpitojärjestelmää, jos sivuja ei tarvitse juurikaan päivittää.

Myös maksullisia, mutta silti varsin huokeita vaihtoehtoja löytyy. Tällaista tarjoaa muun muassa Kotisivukone.

Tietojen jakaminen

Myös tietojen jakamiseen löytyy monia erilaisia välineitä, esimerkiksi Dropbox. Yleinen mielipide oli, että tietojen ja etenkin liitteiden lähetteleminen sähköpostissa alkaa olla vanhentunut toimintatapa. Sähköpostin lukeminen on kömpelöä, sähköposti vie kunkin vastaanottajan laatikosta varastotilaa ja viestien ryhmittely ja vastausten tehtailu on työlästä. Hyvää sähköpostissa on kuitenkin automaattinen arkistointi.

IRC-kanavan todettiin sopivan hyvin asioiden valmisteluun. IRC:issa on helppo välittää nopeaa, pohdiskelevaa tietoa. IRC:istä jää myös logi, mutta sieltä joutuu ryhmäläisten sanoin “vähän louhimaan” tietoa. IRCin kautta jäävät talteen kaikki kommentit sekä se, milloin kommentti lausuttiin.

Wikisivut soveltuvat erityisen hyvin tilanteisiin, joissa tietoa pitää jalostaa porukalla. Esimerkiksi yhdistyksen toimintasuunnitelman luominen ja muokkaaminen onnistuu Wikissä helposti. Wikissä voidaan tehdä esimerkiksi paloittain toteutettavia tai selkeneviä projekteja. Ohjeistuksia toimintatavoiksi kannattaa kirjata Wikiin, jotta niin sanottu hiljainen tieto siirtyy myös seuraaville yhdistyssukupolville.

Wikialustoja on moneen lähtöön: esimerkiksi Mediawiki, PmWiki ja Dokuwiki. Käytännön esimerkkeinä wikin hyödyntämisestä mainittiin muun muassa http://otakut.ayy.fi/, http://polygame.ayy.fi/ ja http://www.wikimatrix.org/.

Varsinaisten Wikisivujen ohella hyvä vaihtoehto on Google Docs, jota voi käyttää Wikin tapaan, kun tarvittaville henkilöille annetaan asiakirjoihin muokkausoikeudet. Samoin Facebook tai samantapainen, mutta enemmän yrityskäyttöön suunniteltu Yammer voi toimia tietojen jakamisen välineenä.

Moni aktiivinen sähköisten välineiden käyttäjä on siirtynyt käyttämään Etherpad-alustaa. Etherpad tarjoaa helpon tavan reaaliaikaiseen sähköiseen ryhmäviestintään ja muistiinpanojen tekemiseen. Etherpad sopii hyvin sähköisiin kokouksiin ja onpa sitä käytetty myös päätöksentekoon (jokainen laittaa plussan niiden esitysten eteen joita kannattaa). Erityisen kätevää Etherpadissa on värit, joilla eri henkilöiden merkinnät näytetään. Näin on helppo myös jälkikäteen nähdä, kuka kirjoitti kokouksen aikana mitäkin.

Itse asiassa sessiomme aikana aloimme keskustella yhdistyslain nyt sallimista sähköisistä kokouksista. Salliiko laki esimerkiksi viikon mittaisen sähköisen kokouksen?

Toimivien työvälineiden etsintä jatkuu seuraavaksi Moderni järjestö -työpajassa, joka pidetään Helsingissä pe 26.8.2011. Työpajan koollekutsujana toimii Flo Apps Oy. Tilaisuus on osa Nettiajan kansalaisyhteiskunnan verkoston toimintaa. Tervetuloa!

Tags: FloMembers, järjestöt, sähköiset välineet