Modernin järjestön työvälineet, osa III

Tapio Nurminen

September 7th, 2011

Viimesyksyisessä leirinuotiossamme totesimme, että asioiden avoimempi valmistelu hallituksen sisällä motivoi myös jäsenistöä. Asioiden valmistelu esimerkiksi Wikissä voi innostaa yhdistyksen rivijäseniä olemaan aktiivisemmin mukana. Yksi esimerkki löytyy Aalto-yliopistossa toimivasta Otakut-yhdistyksestä.

Sähköpostilistat

Sähköpostilistojen ylläpitoon löytyy verkosta useampiakin välineitä. Näitä ovat muun muassa GroupServer, OnlineGroups.Net ja Google Groups. Suurin ongelma lienee näiden listojen pitäminen synkassa jäsenrekisterin kanssa. Jos yhdistyksen hallitus vaihtuu, myös sähköpostilistat pitäisi muistaa päivittää. Toimiva jäsenrekisterisovellus, vaikkapa FloMembers, ratkaisee tämän ongelman, koska välineestä voi lähettää sähköpostia ja erillistä softaa sähköpostiviestintään ei tarvita.

Sosiaalinen media

Yhdistyksen asioista voi luonnollisesti viestiä myös järjestön Facebook-sivuilla. Käyttötavasta (ja kaveripiirin laajuudesta) riippuen statuspäivitykset saattavat näkyä 5 min – 24h seuraajien seinällä. Hyviä kommentteja aiheeseen löytyy myös Vierityspalkin viimesysyisestä tekstistä.

Twitterin käyttö saattaa toisinaan olla “asioiden huutamista kuulolla oleville”. Twitterin käytöstä on toisinaan tullut koodisnobbailua hashtageineen jne., mikä voi vaikuttaa lähes käsittämättömältä välinettä vähemmän tunteville.

Suomalainen Qaiku tarjoaa hyvän välineen esimerkiksi tapahtumien (ja kokousten) raportointiin ja keskustelujen tallentamiseen. Qaiku-kanaviin on pikkuhiljaa muodostunut oma kulttuurinsa. Oma kanava voisi siis hyvinkin soveltua järjestön asioiden hoitamiseen.

Tapahtumista tiedottaminen ja hallinnointi

Facebook soveltuu hyvin tapahtumien hallinnointiin ja niihin ilmoittautumiseen. Facebookin kautta on myös helppo laittaa kiitosviestejä tapahtumiin osallistuneille. Emme tosin olleet ihan varmoja, voiko tapahtumaan ilmoittautua, jos henkilö ei ole Facebookissa. Ilmeisesti ei?

Tapahtumien ajankohdan päättämiseen hyviä välineitä ovat muun muassa Doodle ja kotimainen Sumpli. Ilmoittautumislomakkeiden luomiseen soveltuvat hyvin muun muassa Google Forms ja Kyselykone.

Asioista päättäminen sähköisesti (myös kokousten valmistelu)

Etherpadin ohella sähköiseen päättämiseen soveltuvat erilaiset chat-välineet, IRC-kanavat ja Skype IM. Yksi askel pidemmälle sähköiseen todellisuuteen on luonnollisesti Second Life, jossa avatarit antavat (positiivisen) harhan ihan todellisesta läsnäolemisesta. Videoneuvotteluihin soveltuu hyvin Adoben Connect Pro, joka on käytössä monissa oppilaitoksissa.

Avoin lähdekoodi ja yhdistystoiminta?

Tavoitteemme on saada laajempi yhteisö mukaan FloMembers-välineen kehitykseen. Tämä on nyt lähtenyt käyntiin, sillä ensimmäinen osa sovelluksen koodista on elokuussa 2011 julkaistu GitHubissa. Jatkossa välineeseen on tarkoitus kehittää rajapintoja, jolloin muiden palvelujen käyttö FloMembersin rinnalla helpottuu.

Lopuksi

Yksi hyvinkin merkittävä huomio tuli session aikana Petri Kolalta. Liian monen sosiaalisen median työvälineen käyttäminen rinnakkain tekee tiedon hallinnoinnin hankalaksi. Kun keskusteluja on käyty monessa eri paikassa, näistä on hankala muodostaa yhtenäistä kokonaiskuvaa jälkikäteen.

Yleensä ihmisiä voi olla vaikea saada käännytettyä käyttämään aivan uusia välineitä. Kuitenkin, jos uudesta työkalusta on aidosti lisäarvoa, käännyttäminen käyttämään uutta välinettä voi hyvinkin onnistua.

Tags: FloMembers, järjestöt, yhdistykset